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英語で提案書を書くときに押さえたいポイント

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過去に非承認となったことのあるプロジェクトを引き継いだことがあります。
負け戦の確率の高い、腰引け感情の方が先立つプロジェクト。
できれば引き受けたくないのが正直なところです。

その案件は、海外と日本の仲介でした。
手段はメールと英語です。

目次

英語提案書ではお互いのメリットを語ろう

第三者を巻き込む時に大切にするのは
第三者にとってのメリットと
あなたと第三者の共通のメリットです。

第三者が懸念し得ることを想像することも時に必要です。
目に見えること(売上・利益)への影響も大事ですが、
目に見えないことへの影響も考える必要があります。
ブランドイメージなどへの影響がそれにあたります。

論理も感情も考えながら書くとメールもつい長くなってしまいます。
長い文章のメールなんて、
忙しいビジネスパーソンにとって時間泥棒です。
きちんと読まれればラッキーですが、
きちんと読まれない可能性もある。

ななめ読みしかされない可能性のほうが高いから、
数字化と視覚化も必ず取り込みます。

何人いるか、
何割か、
事実が視覚的にわかる写真をのせられないか、
というようなことを検討します。
1つの写真で、10以上の情報を表現できることもあります。

前進したいなら、
「コントロールできるところすべてに最善を尽くせているかどうか」
です。最終的に、承認を無事に通すことができました。

まとめです。

①あなたのメリットばかり書いていないでしょうか?
第三者にとってのメリットは何ですか?
あなたと第三者の共通のメリットは何ですか?

②プラス面ばかり書いていないでしょうか?
目に見えること(売上・利益)への影響も大事ですが、
目に見えないことへの影響も考える必要があります。

③数字や視覚的情報が盛り込んであるでしょうか?
最初から最後まで1文字1文字読んでもらえない可能性を前提にしましょう。
斜め読みされる前提です。
忙しい相手にとって、数字と視覚的情報が決め手になるかもしれません。

コントロールできるところすべてに最善を尽くせば、
あとは相手に委ねるだけです。

参考にしたいサイト

下に参考になるサイトを載せておきますね。

”How to write a proposal email”(提案メールの書き方)

How to write a proposal email
には、
英語提案書メールを作成する際の7ポイント
がまとめられています。

  1. Statement of gratitude (one sentence)
  2. Problem definition and financial impact (one or two sentences)
  3. Desired outcome (one or two sentences)
  4. Proposed solution (two to five sentences)
  5. Proposed price (one sentence)
  6. Risk reduction (one or two sentences)
  7. Next step (one sentence)
https://www.flowrite.com/blog/how-to-write-a-proposal-email

またこのサイトによると、
英文のトーンも重要であると書かれています。

Getting the right tone of voice in your emails is critical. You’ll want to appear confident about your proposal but avoid boasting or being too overconfident.

In some cases, such as when you know the person, a friendly approach can work. If you don’t know the person, then a formal approach is more likely to get a response.

https://www.flowrite.com/blog/how-to-write-a-proposal-email

私も、英語のトーンは、
落ち着いたフォーマルな表現で書くことに同意します。

サイトには英語のサンプルも掲載されています。

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